Alles im Blick
Elisabeth Hofmeister arbeitet als Einsatzplanerin beim Hilfswerk in Amstetten. Sie erstellt Dienst- und Einsatzpläne und sorgt dafür, dass alles reibungslos funktioniert.
Elisabeth Hofmeister sitzt in ihrem Büro im Hilfswerk Amstetten und klickt zwischen den einzelnen Listen hin und her. Bunte Kästchen erscheinen auf dem Bildschirm: der Dienstplan, der Einsatzplan und der Tourenplan der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Elisabeth Hofmeister ist Einsatzplanerin beim Hilfswerk und sorgt dafür, dass jeder Arbeitstag reibungslos funktioniert.
Zwischen Dienstplan und Telefonaten
Elisabeth Hofmeister ist eine von insgesamt fünf Einsatzplanerinnen im Amstettener Büro. Sie ist für die Region St. Valentin zuständig. Einsatzplanerinnen und -planer erstellen die Dienstpläne, die Einsatzpläne und die Tourenpläne der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das allerdings erledigt sie nur am sogenannten Bürotag – die restlichen Arbeitstage steht Telefondienst auf dem Programm. Der Dienstplan wird ein Monat zuvor fertiggestellt. Die Einsatzpläne „stehen“ jeweils zwei Wochen zuvor und werden wöchentlich freigegeben. Doch auch wenn alles gründlich geplant und strukturiert wird, ändert sich ständig etwas. Ein Fall für den Telefondienst: „Wir werden angerufen, wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter krankmelden, wenn Klientinnen und Klienten ins Klinikum oder zurück nachhause kommen. Immer dann, wenn sich etwas ändert, müssen wir rasch reagieren und die Einsätze neu koordinieren“, schildert Hofmeister. An Tagen des Telefondienstes ist die Einsatzplanerin ab sechs Uhr morgens für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichbar. Dabei können auch mehrere Krankenstände an einem Tag vorkommen – Hofmeister beginnt dann sofort damit, die Dienste neu einzuteilen. Zusätzlich steht sie für Anrufe von Kundinnen und Kunden zur Verfügung. Dabei gibt es verschiedene Szenarien, die dafür sorgen, dass die Pläne umgestellt werden müssen: „Manchmal benötigt ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin länger vor Ort, etwa wenn gemeinsam auf die Rettung gewartet wird. Wenn eine Mitarbeiterin später kommt, müssen beispielsweise drei Einsätze umgeplant und dafür mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angerufen werden.“ Nicht alle Anrufe von Kundinnen und Kunden kommen automatisch zur Einsatzplanerin; sie landen zuerst im Callcenter in St. Pölten, dringende Anrufe kommen dann zur Einsatzplanung durch. Denn eines ist wichtig: „Man muss mit der Zeit haushalten, die man hat.“ Jeden Anruf dokumentiert Hofmeister und macht sich Notizen – das sei wichtig, um den Überblick zu behalten.
Am Bürotag, dem sogenannten EPO-Tag (Einsatzplanung Office), laufen im Alltag von Elisabeth Hofmeister viele organisatorische Fäden zusammen. Hier ist Vorausdenken gefragt: „Ich schaue mir beispielsweise an, welche Kundinnen und Kunden gerade im Klinikum sind und wann sie retour kommen könnten. Dafür lese ich mich auch ein, warum sie stationär behandelt werden, um die Aufenthaltsdauer im Spital einschätzen zu können.“ Beim Erstellen des Dienstplanes müssen Urlaube und Krankenstände berücksichtigt werden. Beim Einsatzplan wird auf eventuelle Änderungen bei den Kundinnen und Kunden eingegangen. Und beim Tourenplan achtet Hofmeister darauf, eine Tour mit möglichst kurzen Wegen zwischen den Kundinnen und Kunden zu erstellen. Auch Neuaufnahmen von Kundinnen und Kunden werden am EPO-Tag geplant. Die Einsatzplanerin erkennt auch, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihre Grenzen stoßen. Um Überforderung und längere Krankenstände möglichst zu vermeiden, achtet sie darauf, Dienste rechtzeitig anzupassen und Belastungen im Team besser zu verteilen.
Zusätzlich steht sie im ständigen Austausch mit anderen Bereichen der Pflege- und Betreuungsorganisation sowie mit Angehörigen und Kundinnen und Kunden. Gerade dieser direkte Kontakt macht den Arbeitsalltag für sie besonders abwechslungsreich.
„Offen sein für alle Anliegen und motivieren können, sind wichtige Eigenschaften. Aber auch Gespür und Schmäh.“
– Elisabeth Hofmeister, Einsatzplanerin beim Hilfswerk Amstetten
Gespür ist gefragt
Hofmeister arbeitet seit drei Jahren als Einsatzplanerin; zuvor war sie 25 Jahren lang selbstständig. „Im Laufe der Jahre lernt man viele Menschen kennen und erlebt die unterschiedlichsten Situationen“, erzählt sie. Der Job macht ihr großen Spaß: „Ich bin begeisterte Einsatzplanerin. Das ist das, was ich immer gesucht habe.“ Trotz allem ist der Beruf auch mit Herausforderungen verbunden. Es ist eben viel Gespür gefragt: „Ich bin immer offen für alle Anliegen. Ein wichtiger Faktor ist es auch, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren zu können. Manche Menschen muss man mit Schmäh nehmen – man muss spüren, wie sie behandelt werden wollen.“ Gleichzeitig erlebt Elisabeth Hofmeister viele herzliche Gesten. Eine Kundin kam etwa – mit Unterstützung der Angehörigen – in das Hilfswerk-Büro, um sich mit einer Flasche Wein für ihren Einsatz zu bedanken. Und auch Anrufe von Angehörigen, die sich bedanken, gehören zu den schönen Momenten des Alltags. Zwischen Plänen, Telefonaten und spontanen Herausforderungen behält Elisabeth Hofmeister nicht nur den Überblick, sondern hat auch stets ein offenes Ohr für ihr Team sowie Kundinnen und Kunden.
Text: Daniela Rittmannsberger-Kampel⎪Fotos: Daniela Führer