Zwischen Patientengespräch, Personalsuche, Dienstplan und Datenschutz bleibt Ärztinnen und Ärzten immer weniger Zeit für die eigentliche Medizin. Professionelles Ordinationsmanagement soll entlasten – und entwickelt sich zunehmend von der organisatorischen Unterstützung zur Führungsaufgabe.
Eine Mitarbeiterin fällt kurzfristig aus, das Telefon läutet, eine Bewerbung wartet auf Antwort und gleichzeitig steht die nächste Patientin bereits vor der Tür. Szenen wie diese gehören in vielen Ordinationen zum Alltag. Denn wer heute eine Praxis führt, ist längst nicht nur Ärztin oder Arzt, sondern gleichzeitig Arbeitgeber, Führungskraft, Organisator und Unternehmer. Digitalisierung, Datenschutz, Qualitätsmanagement und Dokumentationspflichten haben die Anforderungen zusätzlich erhöht. Dazu kommt der Fachkräftemangel. Gleichzeitig erwarten Patientinnen und Patienten gute Erreichbarkeit, kurze Wartezeiten und reibungslose Abläufe. „Die nicht-medizinischen Tätigkeiten fordern heute enorm viele Ressourcen. Genau diese Zeit fehlt Ärztinnen und Ärzten letztlich bei ihren Patientinnen und Patienten“, beobachtet Kathrin Zhuber, Gründerin von DOC-N-ROLL – Healthcare Management. Sie kennt beide Seiten des Ordinationsalltags: Während ihres Studiums im Gesundheits- und Sozialmanagement arbeitete sie als Ordinationshilfe, später im Management eines Ärztezentrums als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und dem Ärzteteam.
Kathrin Zhuber, Gründerin von DOC-N-ROLL
Organisation als Belastung
Gerade in kleinen Ordinationen laufen viele organisatorische Aufgaben bei der Ärztin oder dem Arzt zusammen. Mit wachsendem Team stößt dieses Modell jedoch an Grenzen. Mitarbeiterfragen unterbrechen den Praxisbetrieb, Dienstpläne entstehen zwischen zwei Patiententerminen und für Personalentwicklung oder strategische Entscheidungen fehlt die Zeit. Schwierig wird es auch, wenn Abläufe an einzelne Personen gebunden sind. Fällt jene Mitarbeiterin aus, die als Einzige weiß, wie ein bestimmter Prozess funktioniert, gerät schnell die gesamte Organisation ins Stocken. „Oft braucht es zunächst einen Blick von außen“, sagt Zhuber. Wo entstehen unnötige Arbeitsschritte? Sind Verantwortlichkeiten klar geregelt? Wo fehlen Standards? Und welche Aufgaben landen noch bei der ärztlichen Leitung, obwohl sie anders organisiert werden könnten?
Ein Beruf, viele Bedeutungen
Mit den steigenden Anforderungen rückt eine Position stärker in den Mittelpunkt: die Ordinationsmanagerin beziehungsweise der Ordinationsmanager. Was genau sich dahinter verbirgt, ist allerdings nicht einheitlich definiert. In kleineren Praxen übernehmen häufig erfahrene Ordinationsassistentinnen und -assistenten zusätzliche Verantwortung. Sie erstellen Dienstpläne, kümmern sich um Bestellungen, koordinieren Abläufe und sind erste Ansprechperson für organisatorische Fragen. In größeren Ordinationen, Gruppenpraxen oder Primärversorgungseinheiten geht die Rolle weiter. Dort führen Ordinationsmanagerinnen und -manager die Mitarbeitenden, begleiten Veränderungen, etablieren Qualitätsstandards und entwickeln Prozesse weiter. Sie bilden die Schnittstelle zwischen ärztlicher Leitung und Team. Aus organisatorischer Unterstützung wird damit eine Managementfunktion mit eigenem Verantwortungsbereich. „Eine gut geführte Ordination braucht klare Strukturen und Zuständigkeiten. Nicht jede Entscheidung sollte automatisch wieder bei der Ärztin oder beim Arzt landen“, so Zhuber.
Mehr als Organisationstalent
Wer diese Funktion übernimmt, braucht mehr als Freude an Dienstplänen und gut gefüllten Kalendern. Eine Arztpraxis folgt eigenen Regeln. Branchenkenntnis ist deshalb ein wesentlicher Vorteil. Viele Ordinationsmanagerinnen und -manager kommen aus der Assistenz und ergänzen ihre Praxiserfahrung später um Kenntnisse in Mitarbeiterführung, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder Qualitätsmanagement. Auch Menschen mit Managementerfahrung bringen gute Voraussetzungen mit, sofern sie die Besonderheiten des Gesundheitswesens kennenlernen.
Personal als Schlüsselthema
Besonders deutlich zeigt sich der Bedarf beim Personal. Geeignete Mitarbeitende zu finden, kostet Zeit: vom Stelleninserat über die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern bis zur Auswahl. Danach müssen neue Teammitglieder eingeschult, Aufgaben verteilt und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Auch Qualitätsmanagement, Datenschutz und Digitalisierung sind Teil moderner Praxisführung. Zhuber unterstützt Ordinationen unter anderem bei Prozessoptimierung, Personalsuche und Qualitätsmanagement. Das Ziel: Ärztinnen und Ärzten wieder mehr Zeit für Medizin und ihre Patientinnen und Patienten zu verschaffen. Das bedeutet nicht zwangsläufig, sofort eine zusätzliche Vollzeitstelle zu schaffen. Vielmehr geht es darum, Verantwortlichkeiten bewusst zu verteilen: Welche Aufgaben müssen tatsächlich bei der ärztlichen Leitung bleiben, welche lassen sich intern delegieren und wo ist externe Unterstützung sinnvoll? Auch das Berufsbild dürfte sich weiter ausdifferenzieren. Während „Ordinationsmanagement“ in der einen Praxis zusätzliche organisatorische Aufgaben bezeichnet, steckt dahinter andernorts bereits eine Führungsposition mit Verantwortung für Personal, Prozesse und Weiterentwicklung. Am Ende zählt deshalb weniger der Titel als die Verantwortung, die damit verbunden ist.
Professionelles Ordinationsmanagement schafft im besten Fall nicht einfach nur Ordnung, sondern nimmt Druck aus dem Team.
Foto: Magnific: _studiogstock; Miriam Mehlmann